任何一場活動策劃都離不開舞臺、AV設備和照明，因為舞臺所以才有美的展現，因為視聽燈光設備所以才讓美更加炫目多彩。上海活動策劃公司在每一場活動之前要反復檢查所有設備是否達到硬性標準，確保活動的順利進行。
舞臺、視聽和燈光設備的搬運、安裝、試音、拆卸等工作需要的時間都提前做好準備。燈光效果可以有效的創造氛圍，甚至可以在活動進行過程中改變整體氣氛。可以創造出意想不到的效果。安置和恰到好處的近光源、具有專業效果的電池蠟燭或普通蠟燭（如果允許使用）都可以有限的成本創造出滿意的氣氛。彩色旋轉燈的成本不高，還可以產生明顯的視覺效果。
如果資金充足，可以考慮以全方位的鐳射光特效來結束整個活動，用聚光燈照射桌面，讓房間沐浴在不斷變換的彩色燈光之中，通過特別定制的遮光黑布交信息照射出來，或者將活動想要傳達的信息或者公司名字展示在墻上或舞池中。特效的燈光也可以保持靜止不動，也可以在房間內舞動。有一次，我們去策劃一場活動，把布簾輕蓋在天花板上，并將一個個不斷變幻閃爍的小亮光照射在布簾上面，從而產生繁星點綴蒼穹的效果。類似的創意數不勝數，還有一次我們用移動的遮光黑布在賓客到達的時候制造出有創意的視覺效果。所謂遮光黑布是通過金屬或玻璃上剪下一個輪廓制作而成的。透過它可以將照明設備也出的燈光投射到任何表面上。可以使用靜止燈光價格低廉，也可以使用智能照明器材，價格較為昂貴，或者還可以在去往宴會廳的通道上使用。
如果活動有樂隊伴奏，需要使用舞臺、特效燈光和視聽設備，一定在保證在簽合同之前咨詢舞臺、燈光和視聽設備方面的技術人員。房間的高度，柱子的位置，吊燈的位置，裝卸貨物的地點，電梯的大小等等方面都會影響到成本。活動策劃公司如果提前了解舞臺對布景、燈光、視聽方面的要求，就可以做到心中有數而且做出更有創意的方案。
如果在活動中使用現場攝錄，那么必須讓攝影師清楚了解貴賓坐在什么位置。為攝像人員準備一張座位表以及一份詳細的舞臺活動安排流程表，以便于其了解任何時攝像機聚焦在何方。
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